Regulamin i warunki uczestnictwa

1. Organizator

1. Organizatorem imprez turystycznych jest Exploro Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Targowej 12B/6, 23-400 Biłgoraj, wpisana do KRS pod nr 0001166075, NIP 9182190174, REGON 541375379 (dalej: „Exploro” lub „Organizator”).
2. Kontakt: rezerwacje@exploro.pl, tel. +48 507 309 100.
3. Exploro działa jako organizator turystyki w rozumieniu ustawy z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych (dalej: „ustawa”). Dane o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i o zabezpieczeniu finansowym podajemy w umowie i w formularzu informacyjnym przekazywanym przed jej zawarciem.
4. Regulamin określa zasady zawierania i wykonywania umów o udział w imprezach turystycznych: wyprawach grupowych, podróżach „szytych na miarę” i pakietach podróżnych, a także zasady pośrednictwa w sprzedaży rejsów.
5. Regulamin stanowi ogólne warunki uczestnictwa i jest częścią umowy. Szczegóły konkretnej imprezy (program, cena, świadczenia, minimalna liczba uczestników) określa oferta i umowa – w razie różnic pierwszeństwo mają postanowienia umowy.

2. Definicje

• Klient (Podróżny) – osoba, która zawiera umowę z Exploro albo w imieniu której umowa jest zawierana.
• Impreza – impreza turystyczna organizowana przez Exploro: wyprawa grupowa, podróż indywidualna lub pakiet.
• Umowa – umowa o udział w imprezie turystycznej zawarta z Exploro.
• Armator – przewoźnik realizujący rejs, który zawiera umowę przewozu bezpośrednio z Klientem.
• Nieuniknione i nadzwyczajne okoliczności – sytuacje niezależne od stron, których skutków nie dało się uniknąć mimo zachowania należytej staranności (np. wojna, klęska żywiołowa, epidemia, poważne zagrożenie bezpieczeństwa, decyzje władz).

3. Rezerwacja i zawarcie umowy

1. Informacje na stronie exploro.pl i w materiałach promocyjnych mają charakter informacyjny i nie są ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
2. Rezerwacja przebiega tak: wysyłasz zapytanie (formularz, e-mail, telefon) → przesyłamy ofertę, formularz informacyjny i wzór umowy → akceptujesz warunki i podpisujesz umowę → wpłacasz zaliczkę → potwierdzamy rezerwację na trwałym nośniku (np. e-mailem).
3. Osoba niepełnoletnia może uczestniczyć w imprezie wyłącznie za pisemną zgodą rodziców lub opiekunów prawnych i – jeśli wymaga tego charakter wyjazdu – pod ich opieką.
4. Minimalną liczbę uczestników podajemy w ofercie. Zasady odwołania imprezy z powodu zbyt małej liczby chętnych opisuje pkt 8.

4. Ceny i płatności

1. Ceny są cenami umownymi brutto. Mogą być podane w PLN, EUR lub USD. Część ceny może być płatna na miejscu – zawsze wskazujemy to w ofercie jako osobną kwotę.
2. Cena obejmuje świadczenia wymienione w ofercie i umowie. Co jest poza ceną (np. przeloty międzynarodowe, wizy, napiwki, wydatki własne), wskazujemy w ofercie w sekcji „Poza ceną”.
3. Zaliczka – w wysokości podanej w ofercie, zwykle 20–30% ceny. Jeśli przewoźnik lub armator wymaga zakupu biletu od razu, zaliczka obejmuje też pełną cenę biletu.
4. Dopłata – pozostała część ceny płatna najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem imprezy (przy rejsach – 50 dni). Przy rezerwacji później niż 30 dni przed wyjazdem płatna jest całość.
5. Na prośbę Klienta możemy rozłożyć dopłatę na raty – harmonogram zapisujemy w umowie.
6. Do każdej wpłaty wystawiamy fakturę.
7. Jeśli Klient nie wpłaci należności w terminie, po bezskutecznym wezwaniu do zapłaty Exploro może odstąpić od umowy; stosuje się wtedy zasady z pkt 5.
8. Cenę możemy podwyższyć wyłącznie z powodu wzrostu kosztów transportu (np. paliwa), podatków i opłat (np. lotniskowych, turystycznych) albo kursów walut – i nie później niż 20 dni przed rozpoczęciem imprezy, z podaniem wyliczenia. Przy podwyżce powyżej 8% możesz przyjąć zmianę albo odstąpić od umowy bez opłat. Jeśli te koszty spadną, masz prawo do obniżki ceny.

5. Rezygnacja Klienta

1. Możesz odstąpić od umowy w każdej chwili przed rozpoczęciem imprezy. Oświadczenie najlepiej wysłać e-mailem na rezerwacje@exploro.pl.
2. W takim przypadku pobieramy opłatę za odstąpienie. Dla wypraw grupowych wynosi ona, licząc od dnia otrzymania rezygnacji do dnia wyjazdu:
   ponad 60 dnikwota zaliczki, nie więcej niż 30% ceny

   59–30 dni50% ceny

   29–15 dni80% ceny

   14 dni i mniej100% ceny
3. Przy podróżach indywidualnych i biletach kupionych na życzenie Klienta opłata odpowiada faktycznie poniesionym, niepodlegającym zwrotowi kosztom (bilety, hotele, rezerwacje), co najmniej jednak 5% ceny na pokrycie kosztów obsługi.
4. Na żądanie Klienta uzasadniamy wysokość opłaty. Jeśli rzeczywiste koszty okażą się niższe niż opłata ze skali, pobieramy kwotę niższą.
5. Nie pobieramy opłaty, jeśli w miejscu docelowym lub jego bezpośrednim sąsiedztwie wystąpiły nieuniknione i nadzwyczajne okoliczności, które mają znaczący wpływ na realizację imprezy lub przewóz do miejsca docelowego.
6. Należne zwroty przekazujemy w ciągu 14 dni od odstąpienia od umowy.
7. Jeśli umowa została zawarta poza lokalem przedsiębiorstwa (np. na targach), możesz od niej odstąpić bez podania przyczyny i bez kosztów w ciągu 14 dni od jej zawarcia.
8. Polecamy ubezpieczenie od kosztów rezygnacji – pomożemy je dobrać. Najlepiej wykupić je w dniu wpłaty zaliczki.

6. Przekazanie miejsca innej osobie

1. Możesz przekazać swoje miejsce osobie, która spełnia warunki udziału w imprezie (np. ma ważny paszport i może uzyskać wizę).
2. Wystarczy, że poinformujesz nas na trwałym nośniku (np. e-mailem) najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem imprezy.
3. Ty i nowy uczestnik odpowiadacie solidarnie za zapłatę pozostałej części ceny oraz za ewentualne koszty zmiany (np. przebukowania biletów lotniczych, nowej wizy). Koszty te wskazujemy przed dokonaniem zmiany.

7. Zmiany programu

1. Program może się nieznacznie zmienić – np. kolejność zwiedzania, godziny przejazdów czy hotel o tym samym standardzie – gdy wymagają tego pogoda, warunki drogowe, bezpieczeństwo lub decyzje lokalnych władz. Takie zmiany nie wpływają na cenę.
2. O istotnej zmianie głównych właściwości imprezy informujemy niezwłocznie na trwałym nośniku. Możesz wtedy w wyznaczonym przez nas rozsądnym terminie przyjąć zmianę albo odstąpić od umowy bez opłat; zwrot następuje w ciągu 14 dni.
3. Jeśli w trakcie imprezy nie możemy zrealizować istotnej części świadczeń, zapewniamy odpowiednie świadczenia zastępcze bez dodatkowych kosztów, a gdy są niższej jakości – obniżamy cenę.

8. Odwołanie imprezy przez Exploro

1. Możemy odwołać imprezę, jeśli nie zbierze się minimalna liczba uczestników podana w ofercie. Informujemy o tym najpóźniej: 20 dni przed imprezą trwającą ponad 6 dni, 7 dni przed imprezą trwającą 2–6 dni i 48 godzin przed imprezą krótszą niż 2 dni.
2. Możemy też odwołać imprezę z powodu nieuniknionych i nadzwyczajnych okoliczności – informujemy o tym niezwłocznie.
3. W obu przypadkach zwracamy wszystkie wpłaty w ciągu 14 dni, bez dodatkowego odszkodowania.
4. Zamiast zwrotu możemy zaproponować inny termin, imprezę zastępczą albo voucher – skorzystasz z nich tylko, jeśli się zgodzisz.

9. Obowiązki Klienta

1. Posiadanie ważnych dokumentów podróży (paszport ważny zwykle min. 6 miesięcy od powrotu), wiz i wymaganych zaświadczeń zdrowotnych. Informacje o paszportach, wizach i szczepieniach podajemy w ofercie i przed wyjazdem – pomagamy też w procedurach wizowych.
2. Przestrzeganie przepisów krajów docelowych i tranzytowych, lokalnych zwyczajów, regulaminów hoteli i przewoźników oraz poleceń pilota w zakresie bezpieczeństwa.
3. Punktualne stawianie się na zbiórki i przeloty.
4. Ocena własnego stanu zdrowia i kondycji w odniesieniu do wymagań programu (np. wysokość, trekking) – w razie wątpliwości zapytaj nas przed rezerwacją.
5. Niezwłoczne zgłaszanie pilotowi lub Exploro niezgodności w realizacji świadczeń.
6. Klient odpowiada za szkody wyrządzone przez siebie w trakcie imprezy.

10. Odpowiedzialność Exploro

1. Odpowiadamy za należyte wykonanie wszystkich usług turystycznych objętych umową, bez względu na to, czy wykonujemy je sami, czy przez podwykonawców.
2. Nie odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, jeśli jest ono spowodowane wyłącznie działaniem lub zaniechaniem Klienta, osoby trzeciej niezwiązanej z usługami objętymi umową albo nieuniknionymi i nadzwyczajnymi okolicznościami.
3. Jeśli znajdziesz się w trudnej sytuacji w trakcie imprezy (np. choroba, utrata dokumentów), udzielamy niezbędnej pomocy. Gdy trudność powstała z Twojej winy umyślnej lub wskutek rażącego niedbalstwa, możemy obciążyć Cię uzasadnionymi kosztami tej pomocy.
4. Nasza odpowiedzialność za szkody (z wyłączeniem szkód na osobie oraz szkód wyrządzonych umyślnie lub w wyniku niedbalstwa) jest ograniczona do trzykrotności ceny imprezy.
5. Za realizację świadczeń zamówionych przez Klienta bezpośrednio u dostawców na miejscu (np. dodatkowe wycieczki niewymienione w umowie) odpowiada ich dostawca.

11. Rejsy

1. Przy rejsach Exploro działa jako pośrednik sprzedaży. Umowę przewozu Klient zawiera bezpośrednio z armatorem, na jego warunkach.
2. Za przebieg rejsu, trasę, usługi na statku i ich jakość odpowiada armator; reklamacje w tym zakresie kieruje się do armatora. Pomagamy w kontakcie z nim.
3. Jeśli w jednej rezerwacji łączymy rejs z innymi usługami (np. przelotem i hotelem) w sposób spełniający definicję imprezy turystycznej, za cały pakiet odpowiadamy jak organizator, zgodnie z ustawą.

12. Ubezpieczenie

1. W ofertach wypraw grupowych wskazujemy zakres ubezpieczenia zawartego w cenie (zwykle koszty leczenia i NNW).
2. Polecamy rozszerzenie ochrony o koszty rezygnacji, choroby przewlekłe, sporty wysokiego ryzyka i bagaż.
3. Roszczenia z umowy ubezpieczenia rozpatruje ubezpieczyciel, zgodnie z ogólnymi warunkami ubezpieczenia, które przekazujemy przed wyjazdem.

13. Reklamacje

1. Niezgodności zgłoś od razu na miejscu pilotowi lub do Exploro – dzięki temu możemy je usunąć jeszcze w trakcie wyjazdu.
2. Reklamację możesz złożyć e-mailem na rezerwacje@exploro.pl lub pisemnie na adres siedziby. Zalecamy zrobić to w ciągu 30 dni od zakończenia imprezy, opisując problem i swoje żądanie.
3. Odpowiadamy w ciągu 30 dni od otrzymania reklamacji.
4. Klient będący konsumentem może skorzystać z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów oraz z polubownego rozwiązywania sporów, np. przed Wojewódzkim Inspektoratem Inspekcji Handlowej w Lublinie.

14. Dane osobowe

1. Administratorem danych osobowych Klientów jest Exploro Sp. z o.o.
2. Dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy (np. rezerwacji biletów, hoteli, wiz, ubezpieczenia), wypełnienia obowiązków prawnych (np. podatkowych) oraz obsługi reklamacji.
3. Dane możemy przekazywać podwykonawcom realizującym imprezę (przewoźnikom, hotelom, lokalnym partnerom, ubezpieczycielom), także poza Europejski Obszar Gospodarczy – w zakresie niezbędnym do realizacji wyjazdu.
4. Informacje marketingowe wysyłamy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie odrębnej zgody, którą możesz w każdej chwili wycofać.
5. Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także skargi do Prezesa UODO. Szczegóły w Polityce prywatności.

15. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od 16 października 2026 r. i dotyczy umów zawartych od tego dnia. Do umów zawartych wcześniej stosuje się regulamin obowiązujący w dniu ich zawarcia.
2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych oraz Kodeksu cywilnego.
3. Postanowienia regulaminu nie ograniczają praw, które konsumentom przysługują na podstawie przepisów prawa.
4. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.